Erfasst hiervon werden auch die in Dateien und Personalinformationssystemen gespeicherten Arbeitnehmerinformationen. Die Personalakte soll ein möglichst vollständiges und wahrheitsgemäßes Bild über die Verhältnisse des betroffenen Mitarbeiters geben. Unerheblich ist, wie der Arbeitgeber einen Vorgang, der zu den Personalakten gehört, bezeichnet und wo und wie er ihn führt und aufbewahrt. Allerdings dürfen die Personalakten nicht allgemein zugänglich sein, sondern sie müssen sorgfältig verwahrt und vor unbefugter Einsichtnahme durch Dritte geschützt werden. Jedenfalls muss der Kreis der Zugangsberechtigten eng gehalten werden.
Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführte Personalakte Einsicht zu nehmen. Kopien oder ähnliches dürfen regelmäßig nicht gemacht werden. Über eine Sicherheitsprüfung.